Những điều cần lưu ý khi báo tăng/giảm BHXH năm 2023
Những quy định về tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội mà doanh nghiệp cần lưu ý để tránh những hậu quả pháp lý không đáng có:
1. Khi nào phải báo tăng/giảm lao động?
Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 thì doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi có thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Tăng/giảm lao động đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một trong những trường hợp mà doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan BHXH. Cụ thể:
(i) Tăng lao động
Tăng lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là tăng số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:
– Doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động với người lao động
– Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại;
– Người lao động hết thời hạn được tạm ngừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;
– Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở ldên đi làm trở lại;
– Người lao động hết thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng đi làm trở lại, .v.v.
(ii) Giảm lao động
Giảm lao động đóng BHXH, BHYT, BHTN được hiểu là giảm số lượng người lao động tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN. Ví dụ:
– Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;
– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày;
– Doanh nghiệp được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất;
– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
– Tạm hoãn thực hiện Hợp đồng; , .v.v.
2. Thời hạn báo tăng/giảm lao động
Doanh nghiệp có thể lập hồ sơ phát sinh tăng, giảm, điều chỉnh lao động, tiền lương của tháng vào tất cả các ngày trong tháng qua hệ thống giao dịch điện tử.
– Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản và tiến hành đăng ký điều chỉnh với cơ quan BHXH.
– Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó). Để thuận lợi cho công tác theo dõi quản lý hồ sơ trường hợp giảm hoặc điều chỉnh Doanh nghiệp có thể thực hiện mỗi tháng một lần.
Doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm tháng sau từ ngày 28 tháng trước.
3. Hồ sơ báo tăng, giảm lao động
Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung thêm giấy tờ chứng minh (nếu có).
4. Trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết tăng, giảm lao động
Với mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính cùng ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có thể thực hiện báo tăng, giảm bảo hiểm xã hội thông qua giao dịch điện tử.
Với các hồ sơ đã có, doanh nghiệp thực hiện kê khai trên phần mềm và chuyển tới cơ quan BHXH.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng, giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.
5. Hậu quả pháp lý khi chậm báo tăng/giảm lao động
(i) Chậm báo tăng lao động
Hàng tháng, Doanh nghiệp sẽ trích tiền đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN trên quỹ tiền lương tháng của những người lao động tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; đồng thời, trích từ tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN của từng người lao động theo mức quy định để nộp cho cơ quan BHXH. Thời hạn đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN chậm nhất là đến ngày cuối cùng của phương thức đóng (theo tháng, theo quý, 06 tháng một lần).
Do đó, trường hợp Doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến việc chậm đóng, đóng thiếu bảo hiểm cho NLĐ là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc, BHTN.
Căn cứ quy định tại Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP thì Người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng khi có hành vi sau:
– Chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN;
– Đóng BHXH, BHTN không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, BHTN mà không phải là trốn đóng.
Đây là mức phạt tiền được áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, đối với Doanh nghiệp vi phạm sẽ bị áp dụng mức phạt gấp đôi mức phạt nêu trên (tối đa không quá 150.000.000 đồng), theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Nghị định 28/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, Doanh nghiệp còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng.
(ii) Chậm báo giảm lao động
Căn cứ Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH và tham khảo Điểm 9.6 Mục 9, Điểm 10 Mục 10.3 Công văn 1734/BHXH-QLT năm 2017 thì:
Trường hợp Doanh nghiệp báo giảm sau ngày cuối cùng của tháng giảm thì được xem là báo giảm lao động chậm. Doanh nghiệp phải đóng hết giá trị thẻ BHYT của tháng kế tiếp và thẻ có giá trị sử dụng hết tháng đó. Cơ quan BHXH không thu hồi thẻ các trường hợp báo giảm.
Trường hợp để KHÔNG đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì Doanh nghiệp có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước, nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.
Ví dụ: Người lao động thôi việc ngày 31/07/2020.
– Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2020, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2020 vào ngày 01/08/2020 thì phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT tháng 8/2020 và thẻ được sử dụng đến 31/08/2020.
– Nếu đơn vị lập hồ sơ tháng 8/2020, đơn vị báo giảm người lao động từ tháng 8/2020 vào ngày 28/07/2020 thì chỉ đóng BHXH, BHYT, BHTN BH TNLĐ-BNN đến tháng 07/2020 và được sử dụng thẻ BHYT đến 31/07/2020.
Lưu ý: Sau khi lập hồ sơ tháng 8/2020 thì không được lập hồ sơ tháng 07/2020 trong các ngày còn lại của tháng 07/2020.