Các lưu ý khi ủy quyền cho người khác làm sổ đỏ

Ủy quyền được hiểu là việc nhờ người khác thực hiện các công việc cho mình và người nhận ủy quyền có thể được nhận thù lao hoặc không (tùy theo thỏa thuận của các bên trong quan hệ ủy quyền).

Việc ủy quyền theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 có thể được lập thành văn bản có công chứng/chứng thực hoặc lập thành văn bản không có công chứng/chứng thực.

Pháp luật đất đai không quy định bắt buộc phải công chứng/chứng thực hợp đồng ủy quyền thực hiện các công việc liên quan đến quyền sử dụng đất (không liên quan đến việc định đoạt quyền sử dụng đất). Nhưng nếu việc ủy quyền có liên quan đến quyền định đoạt tài sản là quyền sử dụng đất (ví dụ như tặng cho, thế chấp, mua bán…) thì văn bản này phải có công chứng/chứng thực.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, quyền sử dụng đất là tài sản rất có giá trị và nếu không lập hợp đồng ủy quyền có công chứng/chứng thực thì cơ quan quản lý Nhà nước về đất đai không có đủ căn cứ để xác định tính tự nguyện, nội dung ủy quyền, sự minh mẫn, sáng suốt của các bên khi giao kết hợp đồng ủy quyền.

Vì vậy, rất có thể cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ yêu cầu bên ủy quyền cũng phải có mặt để xác định tính đúng đắn của nội dung ủy quyền, từ đó, việc ủy quyền không mang lại hiệu quả/mục đích như các bên đã mong muốn ban đầu.

Do đó, hợp đồng ủy quyền thực hiện các công việc liên quan đến cấp sổ đỏ lần đầu nên được công chứng/chứng thực để đảm bảo tính hợp pháp, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.

Thủ tục để ký hợp đồng ủy quyền thực hiện các công việc cấp sổ đỏ có công chứng được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng 2014 như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền

Hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền mà các bên cần chuẩn bị thường bao gồm:

– Giấy tờ tùy thân của các bên (căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu), giấy tờ chứng minh nơi ở hợp pháp của các bên (sổ hộ khẩu…);

– Giấy tờ chứng minh việc cấp sổ đỏ lần đầu của bên ủy quyền (hồ sơ đăng ký, kê khai cấp giấy chứng nhận lần đầu, giấy tờ về thuế/phí của bên ủy quyền…);

– Dự thảo hợp đồng ủy quyền mà các bên đã thỏa thuận (nếu có);

– Các giấy tờ hợp pháp khác mà công chứng viên có yêu cầu cung cấp để xác định phạm vi ủy quyền mà các bên đã thỏa thuận;

Bước 2: Ký hợp đồng ủy quyền

Công chứng viên hướng dẫn các bên ký hợp đồng ủy quyền sau khi đã được nghe giải thích đầy đủ và các bên hoàn toàn đồng ý với nội dung các điều khoản có trong hợp đồng ủy quyền.

Bước 3: Nhận kết quả

Theo nhu cầu của các bên, công chứng viên sẽ lập, chứng nhận số lượng hợp đồng phù hợp.

Lưu ý:

+ Nếu trong hợp đồng ủy quyền đã có đầy đủ thông tin, nội dung về công việc ủy quyền, phạm vi ủy quyền, quyền/nghĩa vụ của các bên khi giao kết, thực hiện hợp đồng ủy quyền và các điều khoản khác đảm bảo việc thỏa thuận giữa các bên đã thống nhất thì không cần thiết phải ký kết thêm bất kỳ loại văn bản nào khác;

+ Nếu trong hợp đồng ủy quyền không có đầy đủ các nội dung về quyền, nghĩa vụ mà các bên mong muốn hoặc bạn vẫn cảm thấy chưa đủ để giảm thiểu rủi ro thì bạn có thể lựa chọn lập thêm một số văn bản tùy thuộc nhu cầu của mình như: Biên bản giao nhận tiền thù lao ủy quyền; Các văn bản xác nhận đã thực hiện công việc theo ủy quyền; Hợp đồng dịch vụ (trong đó mô tả các nội dung công việc dịch vụ thực hiện, mức thù lao được hưởng, mức phạt vi phạm…)