Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực và có thể nhìn thấy được, đơn cử như 05 lợi ích sau đây:

1. Tiết kiệm chi phí về hóa đơn

Theo tính toán sơ bộ, Tổng cục Thuế đã chỉ ra khi cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trên 1.000 đồng cho mỗi hóa đơn.

Ngược lại, chi phí khi sử dụng hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn tự in, đặt in. Nghĩa là việc sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tiết kiệm tới 90% chi phí hóa đơn cho doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác.

2. Rút ngắn quy trình phát hành hóa đơn

Để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, kế toán thường phải thực hiện các bước cơ bản như:

Bước 1: Nhập/viết tay thông tin hóa đơn.

Bước 2: Trình ký.

Bước 3: Đóng dấu.

Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách hàng.

Trong một số trường hợp không thực hiện được luôn nếu người có thẩm quyền ký hóa đơn không có mặt trực tiếp, thời gian kéo dài.

Ngược lại, hóa đơn điện tử được khởi tạo nhanh chóng theo danh mục khách hàng và sản phẩm, dịch vụ có sẵn; một số hạn chế khác cũng được khắc phục như người có thẩm quyền ký vắng mặt (sử dụng chữ ký số điện tử). Thời gian khởi tạo và chuyển hóa đơn tới khách hàng chỉ mất từ 03-05 phút.

3. Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp và và cơ sở kinh doanh khác khi sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc theo tháng.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử thì kế toán sẽ bớt được đầu việc này theo định kỳ tháng hoặc quý vì không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định, cụ thể:

– Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Sau khi lập hóa đơn điện tử, người bán hàng phải gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi hóa đơn điện tử cho người mua. Thông qua đó, cơ quan thuế quản lý được việc sử dụng hóa đơn điện tử.

– Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã: Sau khi lập hóa đơn, người bán hàng phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế đồng thời với việc gửi hóa đơn cho người mua. Do đó, cơ quan thuế quản lý được việc sử dụng hóa đơn điện tử.

4. Không lo bị thất lạc hóa đơn

Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính hoặc thiết bị điện tử khác và được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy được gửi cho khách hàng thông qua phương thức truyền thống như bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc gửi hóa đơn giấy có thể bị thất lạc, mất hóa đơn.

5. Sử dụng hóa đơn điện tử có độ an toàn, chính xác cao

Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế nên khó bị làm giả và kiểm tra được.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử có độ chính xác cao và việc xử lý trong trường hợp sai sót dễ thực hiện hơn, trong khi hóa đơn giấy thường bị sai thông tin tại các tiêu thức như thông tin khách hàng, đơn giá, địa chỉ,… và việc xử lý sai sót thường sẽ phức tạp và kéo dài hơn.

Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử làm giảm các tranh chấp liên quan đến hóa đơn.